PRIVACYBELEID
Artikel 24. Wie is verantwoordelijk?
Small World, eenmanszaak van Andu Vollema, Oudewand 130, 7201 LM Zutphen, is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die Small World zelf verwerkt. Voor vragen over privacy kan contact worden opgenomen via info@smallworldstudio.nl.
Artikel 25. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienst kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:
• naam, contactgegevens en adresgegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• geboortedatum of informatie die nodig is om vast te stellen of iemand minderjarig is;
• gegevens van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer een minderjarige gebruiker is;
• factuur-, betaal- en abonnementsgegevens;
• reserverings- en gebruiksgegevens van ruimtes en faciliteiten;
• communicatie via e-mail, formulieren en WhatsApp;
• marketingvoorkeuren en nieuwsbriefgegevens;
• technische websitegegevens, cookiegegevens, IP-adres en informatie over websitegebruik, afhankelijk van cookie-instellingen;
• camerabeelden van beveiligde delen van de locatie;
• gegevens die een klant zelf verstrekt bij een vraag, klacht, evenement of andere dienst.
Artikel 26. Waarom verwerken wij gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en grondslagen:
• uitvoering van overeenkomsten, waaronder memberships, betalingen, reserveringen en dienstverlening;
• klantenservice, communicatie en behandeling van vragen en klachten;
• naleving van wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen;
• beveiliging van bezoekers, medewerkers, apparatuur en het pand, op basis van een gerechtvaardigd belang waar dit passend en noodzakelijk is;
• verbetering en analyse van de website met privacyvriendelijke analytische middelen waar mogelijk;
• marketing en nieuwsbrieven wanneer daarvoor toestemming nodig is of wanneer een andere wettelijke grondslag van toepassing is;
• plaatsing en gebruik van tracking- of marketingtechnologie alleen wanneer daarvoor geldige toestemming is verkregen.
Artikel 27. Dienstverleners en ontvangers
Small World gebruikt externe dienstverleners. Afhankelijk van het gebruik kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door of gedeeld met:
• Stripe voor betalingen, abonnementen, facturatie en het klantenportaal;
• FlexSpot voor reserveringen en het bijbehorende gebruikersaccount;
• Google voor Google Analytics en daarmee samenhangende technische diensten, voor zover geactiveerd en toegestaan;
• Meta voor marketing- en meetfunctionaliteiten, voor zover geactiveerd en na vereiste toestemming;
• Brevo voor e-mailcommunicatie en nieuwsbrieven;
• WhatsApp/Meta voor communicatie wanneer een klant via WhatsApp contact opneemt;
• leveranciers van camerabeveiliging, hosting, IT, administratie of andere ondersteunende diensten voor zover zij toegang tot persoonsgegevens nodig hebben.
Met partijen die namens Small World persoonsgegevens verwerken worden waar nodig passende afspraken gemaakt. Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval wordt gebruikgemaakt van een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen voor zover de AVG dit vereist.
Artikel 28. Stripe en FlexSpot
1. Voor betalingen en abonnementen gebruikt Small World Stripe. Stripe verwerkt betaal- en transactiegegevens volgens de eigen privacyvoorwaarden en rollen die op de betreffende verwerking van toepassing zijn.
2. Voor reserveringen gebruikt Small World FlexSpot. Gebruikers kunnen daarvoor een afzonderlijk FlexSpot-account hebben. Op het gebruik van dat platform kunnen tevens de privacy- en gebruiksvoorwaarden van FlexSpot van toepassing zijn.
3. Small World ontvangt alleen de gegevens uit deze systemen die nodig zijn voor de eigen administratie en dienstverlening.
Artikel 29. Cookies, Google Analytics en Meta
1. De website kan functionele, analytische en marketingcookies of vergelijkbare technologie gebruiken.
2. Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de website of een gevraagde dienst kunnen zonder toestemming worden gebruikt voor zover de wet dit toestaat.
3. Voor trackingcookies en andere niet-noodzakelijke volgtechnologie wordt vooraf toestemming gevraagd wanneer de wet dit vereist. Weigeren moet mogelijk zijn zonder onnodige drempels.
4. Google Analytics wordt zo privacyvriendelijk mogelijk ingericht. Als de gekozen inrichting of aanvullende Google-functionaliteit toestemming vereist, wordt deze pas na toestemming geactiveerd.
5. Meta Pixel of vergelijkbare Meta-technologie wordt alleen geactiveerd wanneer daarvoor geldige toestemming is verkregen.
6. De websitebezoeker kan gegeven cookietoestemming weer intrekken via de cookie-instellingen op de website.
Artikel 30. Nieuwsbrief en Brevo
1. Small World kan Brevo gebruiken voor nieuwsbrieven en e-mailcampagnes.
2. Waar toestemming vereist is, ontvangt iemand commerciële e-mail pas na geldige toestemming. Iedere marketingmail bevat een mogelijkheid om zich af te melden.
3. Administratieve e-mails over een lopend membership, reservering of betaling zijn geen marketing en kunnen noodzakelijk zijn voor uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 31. WhatsApp
Wanneer iemand zelf via WhatsApp contact opneemt, verwerkt Small World de gegevens die nodig zijn om het gesprek te voeren en de vraag af te handelen. De gebruiker moet er rekening mee houden dat WhatsApp/Meta zelf persoonsgegevens kan verwerken volgens de eigen voorwaarden. Voor gevoelige of uitgebreide informatie kan Small World vragen om een ander communicatiekanaal te gebruiken.
Artikel 32. Cameratoezicht
1. In en/of rond relevante delen van de locatie kan cameratoezicht plaatsvinden voor beveiliging van personen, apparatuur en het pand en ter voorkoming en afhandeling van incidenten.
2. Cameratoezicht wordt kenbaar gemaakt, bijvoorbeeld met een bord of pictogram.
3. Camera’s worden niet geplaatst in ruimtes waar bezoekers een hoge verwachting van privacy hebben, zoals toiletten.
4. Geluid wordt niet opgenomen, tenzij dit in een uitzonderlijke situatie aantoonbaar noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
5. Camerabeelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het beveiligingsdoel. Beelden waarop een incident staat mogen langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor onderzoek, afhandeling of een juridische procedure.
6. Toegang tot camerabeelden is beperkt tot personen die deze voor hun taak nodig hebben. Beelden kunnen worden verstrekt aan politie of andere bevoegde instanties wanneer daarvoor een geldige grond bestaat.
Artikel 33. Bewaartermijnen
Small World bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil een langere termijn vereist. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
• financiële en administratieve gegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn;
• membership- en contractgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor administratie, claims en wettelijke verplichtingen;
• reserveringsgegevens: zolang nodig voor uitvoering, administratie en eventuele geschillen, rekening houdend met de voorwaarden van FlexSpot;
• nieuwsbriefgegevens: tot intrekking van toestemming of afmelding, met behoud van minimale informatie die nodig kan zijn om een afmelding te respecteren;
• camerabeelden: zo kort mogelijk en niet langer dan noodzakelijk; incidentbeelden kunnen langer worden bewaard voor de afhandeling van het incident;
• website- en cookiegegevens: volgens de bewaartermijnen van de daadwerkelijk gebruikte cookies en instellingen, zoals toegelicht in de cookie-instellingen.
Artikel 34. Rechten van betrokkenen
Afhankelijk van de situatie heeft een betrokkene onder de AVG onder meer recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar tegen bepaalde verwerkingen en het intrekken van toestemming. Een verzoek kan worden gestuurd naar info@smallworldstudio.nl. Small World kan om aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.
Een betrokkene kan daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 35. Beveiliging
Small World neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Toegang tot systemen en gegevens wordt beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Artikel 36. Minderjarigen en privacy
Wanneer een minderjarige gebruikmaakt van Small World, wordt het membership door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger afgesloten. Small World verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening, veiligheid en administratie en houdt rekening met de extra bescherming die minderjarigen onder privacywetgeving genieten.
Artikel 37. Wijzigingen privacybeleid
Small World kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving verandert. De actuele versie wordt op de website gepubliceerd. Bij wezenlijke wijzigingen wordt waar passend aanvullende informatie verstrekt.
